Bốn thứ thị trường thật sự trả tiền cho một BA ERP

Nghiệp vụ trước, phần mềm sau

Thứ được gọi tên sớm nhất không phải một công cụ mà là một danh sách phân hệ, gần như trùng nhau giữa tin tuyển dụng trong nước và quốc tế: kế toán, bán hàng, mua hàng, kho, quản lý khách hàng, riêng trong nước cộng thêm nhân sự. Kế toán luôn được nhắc đầu tiên, và trong nước còn có tin mở riêng cho người tốt nghiệp ngành kế toán, tức là doanh nghiệp chấp nhận đổi phần hiểu biết công nghệ lấy phần hiểu biết nghiệp vụ.

ERP đụng vào tiền và hàng, nên một cấu hình sai đi thẳng vào sổ sách chứ không dừng ở chỗ màn hình hiển thị xấu. Nếu bạn không phân biệt được thời điểm ghi nhận công nợ với thời điểm nhận hàng, bạn sẽ gật đầu với một luồng nghiệp vụ mà kế toán trưởng bên khách bác bỏ ở buổi nghiệm thu, và lúc đó chi phí sửa đã khác hẳn lúc còn ngồi trên giấy.

Cần lưu ý rằng nghiệp vụ ở đây là nghiệp vụ của thị trường bạn đang làm, không phải nghiệp vụ chung chung trong sách. Ví dụ gói localization Việt Nam trong mã nguồn Odoo 19 dựng hệ thống tài khoản theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính, và Odoo có một module chính thức nối sang dịch vụ hóa đơn điện tử của một nhà cung cấp trong nước; đó là rào cản người từ thị trường khác không mang theo được.

Trong trường hợp bạn nhắm ngành đặc thù nặng như sản xuất hay logistics thì thứ tự đảo lại, chọn ngành trước rồi mới xem ngành đó dùng phân hệ nào. Ở buổi khai giảng khóa học của mình, tôi vẫn khuyên học viên chọn sẵn một ngành, vì công ty triển khai nào cũng có ngành thế mạnh riêng.

Năng lực cấu hình trên một nền tảng cụ thể

Yêu cầu thứ hai dày tới mức gần như thành ranh giới của nghề: người được tuyển phải tự cấu hình được hệ thống chứ không chỉ mô tả rồi chuyển cho người khác. Chuyện BA ERP đối chiếu với hệ thống có sẵn thay vì định nghĩa hệ thống sắp được xây đã có bài riêng, nên ở đây tôi chỉ nêu hệ quả tuyển dụng.

Hệ quả là thị trường không trả tiền cho việc bạn biết ERP nói chung, mà cho việc bạn biết một nền tảng. Trong toàn bộ mẫu mô tả công việc quốc tế tôi đọc được, không nguồn nào nhắc tên Odoo; ngược lại tin trong nước lại xuất hiện cả hai sản phẩm ERP nội địa mà không tin nước ngoài nào có. Nói cách khác, chọn nền tảng để đi sâu chính là chọn thị trường sẽ tuyển bạn.

Bộ tài liệu thị trường gọi tên

Trong các tin tuyển dụng, tài liệu được gọi đích danh gồm tài liệu yêu cầu nghiệp vụ, tài liệu đặc tả phần mềm, tài liệu yêu cầu người dùng, lưu đồ quy trình, use case, tài liệu hướng dẫn người dùng.

Có hai thứ được gọi tên rất rõ mà gần như không ai luyện trước. Thứ nhất là tài liệu hướng dẫn người, một deliverable bị coi là việc phụ nhưng lại là thứ khách hàng giữ lại lâu nhất sau khi dự án kết thúc. Thứ hai là kịch bản kiểm thử, vốn hay rơi vào cùng một người với phần phân tích; chuyện gộp vai này đã được nói ở bài về chức danh, chỉ cần nhớ rằng đây là thứ bạn phải có sẵn trước khi vào làm.

Phần ngồi trước mặt khách hàng

Nhóm thứ tư được mọi nguồn nhắc bằng cùng một hình ảnh, rằng đây là cầu nối giữa bộ phận nghiệp vụ và đội kỹ thuật. Đáng chú ý hơn là chuyện một số nguồn tách riêng kỹ năng điều phối và thương lượng thành một dòng độc lập, bởi diễn đạt lại cho rõ là một việc, còn giữ cho một buổi họp có ba phòng ban đang mâu thuẫn đi tới được một quyết định lại là việc khác hẳn.

Riêng trong nước, tiếng Anh được ghi thẳng vào nhóm kỹ năng cứng chứ không phải điểm cộng, và đào tạo người dùng cuối cũng gần như luôn nằm trong phần mô tả công việc, nghĩa là sẽ có lúc bạn đứng trước một phòng đầy người không muốn đổi cách làm cũ, và đó là thứ không tài liệu nào tập được cho bạn ngoài việc đứng thật.

Chỗ lệch pha

Đặt bốn nhóm trên cạnh những thứ người mới hay đầu tư thì lệch pha hiện ra ở ba chỗ.

Chỗ thứ nhất là vẽ sơ đồ, khi người mới dành rất nhiều thời gian để vẽ cho đúng chuẩn trong lúc các tin chỉ nói tới năng lực mô hình hóa quy trình, không gọi tên cụ thể. Theo cách tôi vẫn làm thì framework nào cũng được, miễn người đọc bản vẽ hiểu được, mà người đọc bản vẽ của bạn phần lớn là thủ kho với kế toán; vẽ đúng chuẩn mà người vận hành không đọc nổi thì bản vẽ không được xác nhận, và lưu đồ chưa xác nhận nghĩa là dự án đang chạy trên một giả định.

Chỗ thứ hai là lý thuyết và chứng chỉ. Chứng chỉ luôn nằm ở mục ưu tiên chứ chưa lần nào ở mục bắt buộc; thứ bắt buộc luôn là số năm kinh nghiệm và kinh nghiệm với phân hệ cụ thể. Đặc biệt cần chú ý rằng mẫu mô tả chuẩn hóa gộp yêu cầu của nhiều công ty nên hay liệt kê thừa, do đó mức phổ biến thật của chứng chỉ có thể còn thấp hơn.

Chỗ thứ ba là viết tài liệu thật dày để chứng minh năng lực, trong khi số lượng và độ chi tiết tài liệu do hợp đồng quyết định chứ không do độ chăm của bạn, chuyện này đã có bài riêng nói kỹ. Còn thứ người mới ít đầu tư nhất lại là thứ dễ kiểm chứng nhất trong phỏng vấn, đó là ngồi vào hệ thống và chạy hết một chu trình bằng tay. Tôi vẫn nói với học viên rằng đi triển khai mà không biết thứ cơ bản của sản phẩm thì rất kỳ, và người phỏng vấn chỉ cần ba câu hỏi thao tác là biết bạn đã mở hệ thống bao nhiêu lần.

Lộ trình tự chuẩn bị

Nếu bạn có khoảng hai tháng trước khi đi phỏng vấn, đây là sáu việc đáng làm theo đúng thứ tự:

• Chọn một ngành và một quy trình để đi sâu, ví dụ quy trình mua hàng của doanh nghiệp thương mại
• Cài một bản hệ thống và chạy full quy trình, ghi lại chứng từ nào sinh ra ở bước nào
• Cấu hình quy trình theo một ràng buộc tự đặt ra, chẳng hạn không cho xác nhận đơn khi nhà cung cấp chưa có điều khoản thanh toán
• Vẽ lưu đồ quy trình vừa dựng bằng công cụ bất kỳ, rồi đưa cho một người làm đúng nghiệp vụ đó đọc
• Viết tài liệu hướng dẫn người dùng
• Viết bộ kịch bản kiểm thử cho quy trình, gồm cả trường hợp dữ liệu sai

Hai việc đầu chính là bài tập khởi động đã có ở bài về BA ERP là gì; bốn việc còn lại là phần bài đó không có. Sáu việc này xếp theo đúng thứ tự bốn nhóm năng lực ở trên, và mỗi việc để lại một sản phẩm bạn mở ra được trong buổi phỏng vấn. Việc thứ ba hay bị bỏ nhất mà lại đáng giá nhất, bởi tự đặt ra một ràng buộc rồi cấu hình cho bằng được sẽ đẩy bạn tới giới hạn hệ thống, và chính lúc chạm giới hạn bạn mới hiểu vì sao có yêu cầu không giải được bằng cấu hình. Việc thứ tư có một yêu cầu ẩn là phải đưa cho người khác đọc, vì bản vẽ chưa ai đọc thì chưa chứng minh gì.

Một số trường hợp thì lộ trình phải đổi. Nếu bạn từng làm kế toán hoặc từng làm thủ kho, hãy bỏ việc thứ nhất và dồn thời gian vào việc thứ hai với thứ ba; còn nếu bạn nhắm thị trường nước ngoài thì phải đổi nền tảng thực hành ngay từ đầu.

Thứ duy nhất bạn không tự tập ở nhà được là ngồi đối diện một người đang mô tả công việc của họ và lấy ra được yêu cầu thật, và đó cũng chính là phần việc đầu tiên chờ bạn trong một dự án ERP.