Bạn vẫn xem được các bài đã đăng mà không cần đăng nhập.
Kickoff là hai buổi chứ không phải một. Buổi nội bộ để đội ngũ nhận đủ thông tin từ sale, buổi với khách để xác nhận lại chứ không phải để thu thập.
Buổi kickoff với khách được xếp vào chiều thứ Sáu, ở phòng họp lớn nhất của doanh nghiệp, và phía đội triển khai mang theo một bộ slide vừa hoàn thiện đêm hôm trước.
Buổi họp kết thúc trong không khí dễ chịu, và dự án vừa nhận thêm một hạng mục tích hợp mà chưa ai ước lượng khối lượng, cũng chưa ai tìm lại xem nó nằm ở phụ lục nào của hợp đồng.
Vấn đề không nằm ở buổi chiều thứ Sáu. Nó nằm ở buổi họp lẽ ra phải diễn ra trước đó một tuần.
Kickoff không phải một buổi mà là hai, và thứ tự thì không đổi được: nội bộ trước, khách hàng sau. Vị trí của cặp buổi này trên bản đồ mười hai bước thì tôi đã đề cập ở bài về quy trình triển khai.
Buổi bị bỏ nhiều nhất là buổi nội bộ. Lý do rất dễ hiểu: nó không có mặt khách hàng nên không ai thấy áp lực phải tổ chức, và trong dự án gấp thì nó luôn là thứ đầu tiên bị gạch khỏi lịch.
Mục đích của buổi nội bộ, đúng như tôi vẫn ghi trong tài liệu quy trình của mình, là để người quản lý dự án cùng đội sale và consultant có một hiểu biết chung trước khi bất kỳ ai trong số họ mở miệng nói chuyện với doanh nghiệp. Hiểu biết chung đó gồm:
Cụm cuối mới là cụm đáng tiền, bởi mục tiêu và phạm vi thì nằm sẵn trong hợp đồng, còn vấn đề thật sự khiến doanh nghiệp bỏ tiền ra thì hiếm khi được viết vào văn bản nào.
Nên nhớ rằng ở giai đoạn đầu dự án, hầu như mọi thông tin bạn nhận được đều đến từ đội sale, những người đã ngồi với khách nhiều tháng trước khi bạn xuất hiện, đã demo, đã nghe khách than phiền về hệ thống cũ, đã thương lượng phạm vi và giá; toàn bộ những gì tích lũy được nằm ở ba chỗ, gồm hợp đồng cùng phụ lục, bộ tài liệu chào hàng, và trí nhớ của chính họ.
Hai chỗ đầu bàn giao được bằng cách gửi tệp. Chỗ thứ ba chỉ chuyển sang bạn nếu có người ngồi xuống hỏi.
Những thứ hay rơi rớt ở khúc này khá giống nhau giữa các dự án, gồm:
Phần ai giữ vai gì thì đã có chỗ của nó trong ma trận các bên liên quan, thứ tôi không nhắc lại ở đây.
Cần lưu ý rằng bước tiếp nhận dự án không thay được buổi kickoff nội bộ, vì thông tin đi qua một người rồi mới tới đội ngũ thì luôn mỏng đi, và phần mỏng đi trước tiên là bối cảnh.
Do đó, trước khi buổi kickoff nội bộ diễn ra, bạn cần chủ động đọc trước thay vì bước vào phòng rồi nghe thụ động.
Checklist chuẩn bị gồm:
Dòng cuối quyết định chất lượng buổi họp. Một câu hỏi chung chung kiểu khách này có gì đặc biệt không sẽ nhận về một câu trả lời chung chung, còn một câu hỏi gắn vào dòng cụ thể, chẳng hạn phụ lục ghi tích hợp với phần mềm bán hàng nhưng không ghi chiều dữ liệu, thì buộc người trả lời phải nhớ lại đúng cuộc trao đổi đã diễn ra.
Phạm vi công việc và danh sách tài liệu phải bàn giao là hai thứ cần nắm chắc ngay từ buổi này, bởi tới giai đoạn vận hành bạn phải phân biệt được việc trong hợp đồng với yêu cầu thêm. Không đọc trước thì buổi nội bộ biến thành buổi thông báo một chiều, và cái giá hiện ra ở tháng thứ hai, khi có người phát hiện phạm vi đang được hiểu theo hai cách trong cùng một đội.
Người dẫn buổi là quản lý dự án, hoặc BA ở công ty không có vai trò đó, nhưng người nói nhiều nhất phải là đội sale, và đây là điểm dễ làm ngược vì nhiều buổi kickoff nội bộ trôi thành buổi trình bày kế hoạch còn sale ngồi nghe rồi về. Trình tự chạy được là sale kể lại toàn bộ hành trình bán hàng, đội ngũ đặt câu hỏi theo danh sách đã chuẩn bị, và mỗi câu chưa có lời đáp thì được ghi lại kèm tên người đi tìm câu trả lời cùng hạn phải trả lời.
Về thành phần, tài liệu của tôi ghi tối thiểu là quản lý dự án cùng đội sale và consultant, còn ở các công ty triển khai lớn hơn thì mời thêm techlead và QC lead. Mời đủ thì tốt hơn, vì người trực tiếp làm được nghe thông tin từ nguồn.
Đây là buổi duy nhất trong cả dự án mà bạn được phép nói rằng phạm vi này không chạy nổi trong hai tháng, rằng khách hàng này khó tính nên tài liệu phải chặt hơn bình thường, hoặc rằng giai đoạn một chỉ là bàn đạp để bán tiếp giai đoạn hai. > Những câu như vậy không bao giờ được nói ở buổi có mặt khách, và nếu không được nói ở đây thì chúng sẽ không được nói ở đâu cả.
Kết quả mong đợi thì kiểm tra được chứ không phải một cảm giác: mọi thành viên nắm rõ các thông tin dự án đã nêu; danh sách câu hỏi còn treo đã có người phụ trách và có hạn; và roadmap đã được đội sale xem qua.
Chuyện đối chiếu roadmap với đội hình hiện có và chuyện mang sẵn một phương án dự phòng thì tôi đã viết ở bài về quy trình triển khai. Ở đây là vế còn lại, tức việc roadmap phải đi qua tay đội sale trước khi lên slide.
Lý do nằm ở chỗ sale nắm ba thứ mà bạn không nắm, gồm:
Trình một roadmap mà sale chưa xem thì bạn chấp nhận rủi ro rằng lịch của mình mâu thuẫn với điều họ đã cam kết miệng, và khi mâu thuẫn đó lộ ra giữa buổi họp thì thứ mất đi là niềm tin của khách.
Trong trường hợp dự án nhỏ, chỉ một hai người làm và sale kiêm luôn phần tư vấn, buổi nội bộ có thể rút xuống thành một cuộc gọi hai mươi phút. Rút thời lượng thì được, nhưng đừng bỏ danh sách câu hỏi.
Thành phần đổi, vì phòng họp bây giờ có cả hai bên và thường có mặt lãnh đạo cấp cao phía doanh nghiệp, những người có thể sẽ không xuất hiện ở các buổi khảo sát chi tiết sau này. Giọng điệu đổi theo: buổi nội bộ là chỗ nói ra các rủi ro, còn buổi với khách là chỗ trình bày những gì nội bộ đã thống nhất xong. Mọi bất đồng phải được giải quyết trước khi mở cửa phòng họp, vì khi khách nhìn thấy hai người bên triển khai nói khác nhau về phạm vi thì thứ họ mất không phải thông tin mà là niềm tin.
Nội dung xoay quanh bốn nhóm quen thuộc là vai trò và nhân sự hai bên, vấn đề nghiệp vụ mà dự án giải quyết, công nghệ triển khai, cùng cách hai bên làm việc với nhau. Nhóm thứ tư hay bị làm cho có, trong khi theo cách tôi vẫn chạy thì nó cần chốt bốn thứ rất cụ thể:
Không chốt thì yêu cầu sẽ đến từ năm người khác nhau qua ba kênh khác nhau.
Vì mọi thứ bạn đang cầm đều đến từ nội bộ bên triển khai, buổi kickoff với khách là buổi kiểm tra lại những thông tin đó chứ không phải buổi để bắt đầu đi hỏi, nên cách làm là đọc lại thành lời từng thông tin rồi mời khách xác nhận, thay vì đặt câu hỏi mở. Thay vì hỏi anh chị mong muốn gì ở hệ thống mới, bạn nói rằng theo những gì đội ngũ nhận được thì mục tiêu giai đoạn một gồm ba nhóm việc này, ngày mong muốn chạy thật là ngày kia, rồi đề nghị hai bên xác nhận từng điểm.
Lý do là câu hỏi mở ở buổi kickoff sẽ mở ra một cuộc khảo sát không ai chuẩn bị, và thứ bạn thu về là danh sách mong muốn rời rạc mà bạn không thể từ chối cũng không thể cam kết tại chỗ. Đồng thời, bất cứ điều gì một lãnh đạo cấp cao nói ra trong buổi này đều được cả phòng hiểu là đã chốt, kể cả khi người nói chỉ đang nghĩ thành tiếng.
Trong trường hợp đang xác nhận mà phát hiện lệch, chẳng hạn khách nói một ngày golive khác với ngày ghi trong hợp đồng, đừng sửa tại chỗ mà hãy ghi nhận rồi hẹn phản hồi trong hai ngày. Cần nói thẳng rằng tài liệu quy trình của tôi không ghi cách xử lý cho tình huống này, đây là cách tôi vẫn làm, và bạn nên cân nhắc theo văn hóa công ty mình.
Tình huống thứ nhất là sale hứa quá tay, và dấu hiệu khá rõ, đó là trong lời kể của sale có một hạng mục mà bạn không tìm thấy ở bất kỳ phụ lục nào. Cách xử lý là hỏi thẳng ngay trong buổi nội bộ rằng ngoài hợp đồng còn hứa thêm gì không, ghi lại toàn bộ, rồi ra quyết định nội bộ trước khi gặp khách. Thứ tuyệt đối không nên làm là mang bất đồng đó ra buổi với khách để phân xử, bởi khi ấy khách sẽ chọn cách hiểu có lợi cho họ và bạn mất luôn quyền thương lượng.
Tình huống thứ hai là doanh nghiệp cử người không đủ thẩm quyền dự kickoff, và bạn nhận ra khi cả phòng chỉ có IT phía khách cùng một trưởng phòng. Hậu quả là mọi thứ bạn xác nhận trong buổi đều phải xác nhận lại lần nữa, roadmap không ai duyệt, và tới lúc cần một quyết định về phạm vi thì bạn quay về vạch xuất phát. Đây là chuyện khác với việc người dự buổi khảo sát không nắm rõ nghiệp vụ, thứ tôi đã nói ở bài về requirement workshop; ở đây vấn đề không phải biết hay không biết mà là có quyền chốt hay không.
Cách phòng là gửi trước danh sách nội dung cần chốt kèm một dòng ghi rõ buổi này cần người có thẩm quyền quyết định về phạm vi và thời gian. Nếu tới buổi vẫn thiếu người đó, bạn vẫn chạy nhưng đổi mục tiêu buổi thành giới thiệu, hẹn riêng một buổi ngắn với người có thẩm quyền, và đừng đóng buổi bằng biên bản ghi rằng hai bên đã thống nhất.
Buổi kickoff nào rồi cũng kết thúc bằng cùng một việc, đó là hẹn lịch các buổi khảo sát, và cách chia lịch ấy, cần đi theo quy trình hay đi theo chức vụ, mời ai vào buổi nào, ai quyết định phần lớn chất lượng của cả giai đoạn phân tích phía sau.
Thảo luận (0)
Bạn cần đăng nhập để thảo luận