Bộ câu hỏi khảo sát theo chu trình ERP

Đây là dạng vấn đề mà một bộ câu hỏi đầy đủ vẫn không chặn được, và lý do nằm ở cách bộ câu hỏi được tổ chức.

Vì sao bộ câu hỏi xếp theo quy trình hoặc vai trò

Lịch khảo sát đặt theo phòng ban hoặc quy trình vì bạn cần dựa vào cách thức mà bạn lựa chọn khảo sát. Bạn không thể gom toàn bộ nhân sự liên quan vào một buổi, bởi họ vừa phải làm việc của mình vừa tham gia dự án; book theo các actor chính trong quy trình hoặc vai trò thì tiết kiệm thời gian cho họ và tránh việc người không thuộc quy trình hoặc nhầm vai trò có mặt tại buổi khảo sát.

Do đó bộ câu hỏi của tôi cũng đi theo cấu trúc đó, chia thành quy trình nghiệp vụ hoặc vai trò, trong đó có ba nhóm mà phần lớn bộ câu hỏi khảo sát không có là bối cảnh doanh nghiệp, luồng phê duyệt và cách doanh nghiệp quản lý dự án của chính họ; vì sao ba nhóm đó tồn tại thì tôi đã nói ở bài về lấy yêu cầu cho dự án ERP, nên ở đây tôi đi thẳng vào phần bên trong.

Lý do thật sự của việc gửi trước

Bộ câu hỏi phải được gửi cho khách trước buổi họp. Ai cũng biết điều này, nhưng lý do hay bị hiểu sai.

Lý do thường được nêu là để khách hình dung mục tiêu buổi họp. Đúng, nhưng đó là lý do phụ.

Lý do chính là để họ có thời gian chuẩn bị những thứ mà chắc chắn họ không có sẵn trong đầu:

• biểu mẫu đang dùng
• mẫu báo cáo
• và những quy tắc mà nội bộ họ còn phải xác minh lại với nhau

Phần lớn quy tắc nghiệp vụ không nằm ở một người; nó nằm rải rác giữa vài người, đôi khi mâu thuẫn, và cần một cuộc trao đổi nội bộ để chốt.

Gửi trước thì cuộc trao đổi đó diễn ra trước buổi họp của bạn; không gửi trước thì nó diễn ra trong buổi họp của bạn, và chiếm mất thời gian mà bạn định dùng để hỏi.

Ngoài ra, nếu không có dữ liệu để BA hoặc team triển khai hình dung trước, chắc chắn các buổi workshop sẽ kéo dài hơn dự kiến.

Đồng thời, khi gửi thì nên nhấn mạnh riêng phần hỏi về khó khăn hiện tại. Đây là phần khách trả lời hời hợt nhất nếu bị hỏi bất chợt, và cũng là phần có giá trị cao nhất, bởi nó là thứ giải thích vì sao doanh nghiệp bỏ tiền làm dự án này.